Hilfe zum "Personen- und Organisationsverzeichnis der österreichischen Verwaltung"
Sie finden jetzt auch Adressen und Telefonnummern von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen von Behörden und Institutionen (z.B. auch Postanschriften und E-Mail-Adressen) auf HELP.gv.at.
Es stehen Ihnen drei unterschiedliche Suchmasken zur Verfügung um, die gewünschten Informationen zu finden. Durch Klick auf eine der Registerkarten können Sie die bevorzugte Suche auswählen:
- Personensuche
- Erweiterte Personensuche
- Organisationseinheiten
- Startseite Personensuche — Abfrage .
- Erweiterte Personensuche — Abfrage .
- Organisationseinheiten — Abfrage .
- Ergebnis Personensuche .
- Ergebnis Organisationssuche .
- Baumansicht Organisationsstruktur .
- Detailansicht Person .
- Detailansicht Organisation .
1. Startseite Personensuche — Abfrage
Die Personensuche bietet Ihnen drei Eingabemöglichkeiten: "Familienname", "Organisation" und "Telefonnummer". Sie können entweder ein oder mehrere Felder ausfüllen, um zum gewünschten Suchergebnis zu kommen.
- Im Inhaltsbereich sehen Sie ein Formular.
- Geben Sie den Familiennamen der gesuchten Person ein.
- Geben Sie, falls bekannt, die Behörde (Name oder Kurzbezeichnung) ein, bei der die gesuchte Person beschäftigt ist.
- Geben Sie, falls bekannt, die Telefonnummer oder einen Teil davon (z.B. Durchwahl) ein.
- Klicken Sie auf "Abfragen".
Beispiel: Sie geben beim Familiennamen den Begriff "Muster" ein. Die Abfrage durchsucht den Datenbestand nach allen Personen, deren Familienname mit "Muster" beginnt. Bitte beachten Sie, dass bei geläufigen Namen viele Treffer gefunden werden. Versuchen Sie, die Suche einzuschränken, indem Sie weitere Felder ausfüllen, oder verwenden Sie die Suchmaske "Erweiterte Personensuche".
2. Erweiterte Personensuche — Abfrage
Die "Erweiterte Personensuche" bietet Ihnen zusätzliche Felder, um die gesuchten Personen zu finden. Neben der Suche nach "Familienname", "Organisation" und "Telefonnummer" können Sie hier nach folgenden Feldern suchen:
- Vorname
- E-Mail-Adresse
- Adresse
- Aufgabe
- Funktion
Bei diesem Formular können Sie ein oder mehrere Felder befüllen.
- Im Inhaltsbereich sehen Sie ein Formular.
- Geben Sie die gewünschten Daten in die dafür vorgesehenen Felder ein.
- Geben Sie im Feld "Adresse" den Ort, die Postleitzahl oder die Straße der Dienstadresse der gesuchten Person ein.
- Geben Sie im Feld "Aufgabe" einen Begriff für ein Sachthema ein, für das Sie eine zuständige Person suchen.
- Geben Sie im Feld "Funktion" einen Begriff ein.
- Klicken Sie auf "Abfragen".
Beispiel: Sie suchen Personen, die im Bundeskanzleramt für E-Government zuständig sind. Geben Sie im Feld "Organisation" Bundeskanzleramt und im Feld "Aufgabe" "E-Government" ein. Klicken Sie auf "Abfragen" und Sie erhalten in der Trefferliste jene Personen, die im BKA für E-Government zuständig sind. TIPP: Bei Bundesbehörden werden die Beschreibungen der Aufgaben häufig aus der Geschäfts- und Personaleinteilung übernommen. Im Feld "Aufgabe" können beispielsweise folgende Angaben eingebeben werden: Presse, Recht, Personal, Meldewesen, Melderegister, Umwelt etc.
3. Organisationseinheiten — Abfrage
Mit diesem Suchformular können Sie gezielt nach Organisationseinheiten suchen. Folgende Felder stehen Ihnen für die Suche zur Verfügung:
- Organisation
- Telefonnummer
- Adresse
- Aufgabe
Auch hier können Sie durch die Angabe von mehreren Feldern Ihre Suche weiter einschränken.
- Im Inhaltsbereich sehen Sie ein Formular.
- Geben Sie die gewünschten Daten in die dafür vorgesehenen Felder ein.
- Geben Sie im Feld "Adresse" den Ort, die Postleitzahl oder die Straße der gesuchten Organisationseinheit ein.
- Geben Sie im Feld "Aufgabe" einen Begriff für ein Sachthema ein, für das Sie eine zuständige Organisationseinheit suchen.
- Klicken Sie auf "Abfragen".
4. Ergebnis Personensuche
Als Ergebnis Ihrer Abfrage erhalten Sie eine Liste mit den gefundenen Personen. Die tabellarische Liste enthält folgende Informationen:
- Familienname
- Vorname
- Akademischer Grad
- Organisation
- Organisationseinheit, der die Person zugeordnet ist
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
Mit Ausnahme der Telefonnummer sind alle Werte mit einem Link versehen. Wenn Sie beispielsweise auf den Namen der Person klicken, wird die Detailinformation zur Person angezeigt. Mit Klicken auf die Organisation, die unterhalb des Namens angezeigt wird, wird die Detailansicht der Organisation sichtbar. Neben dem Organisationslink finden Sie den Link zur Organisationseinheit. Auch hier wird beim Klicken die Detailansicht angezeigt. Mit dem Klicken auf die E-Mail-Adresse öffnet sich ihr E-Mail-Programm und Sie können sofort eine neue Nachricht an die ausgewählte Person verfassen. Pro Bildschirmseite werden zehn Einträge angezeigt, blättern Sie in der Ergebnisseitennavigation um zu weiteren Treffern zu gelangen.
Wird zu Ihrer Suchanfrage kein Treffer gefunden, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben.
5. Ergebnis Organisationssuche
Sie erhalten als Ergebnis einer Suche nach Organisationen eine Liste mit den gefundenen Organisationen und Organisationseinheiten. Die tabellarische Liste enthält folgende Informationen:
- Organisationseinheit, der die Person zugeordnet ist
- Organisation (übergeordnete Einheit, z.B. Bundesministerium, Amt der Landesregierung etc.)
- Adresse
- Organisationsstruktur
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
Mit Ausnahme der Telefonnummer sind alle Werte mit einem Link versehen. Wenn Sie beispielsweise auf den Namen der Organisationseinheit klicken, wird die Detailinformation zur Organisationseinheit angezeigt. Mit Klicken auf die Organisation, die unterhalb des Namens angezeigt wird, wird die Detailansicht der Organisation sichtbar. Neben dem Organisationslink finden Sie den Link zur Organisationseinheit. Auch hier wird beim Klicken die Detailansicht angezeigt. Wenn Sie auf Organisationsstruktur klicken, wird zur Baumansicht der Organisationsstruktur gewechselt. In dieser Ansicht werden die Organisationseinheiten hierarchisch dargestellt, d.h. beginnend mit der obersten Organisation werden die untergeordneten Einheiten aufgelistet. Pro Bildschirmseite werden zehn Einträge angezeigt, blättern Sie in der Ergebnisseitennavigation, um zu weiteren Treffern zu gelangen.
6. Baumansicht Organisationsstruktur
In der Baumansicht der Organisationsstruktur erhalten Sie einen Überblick über die gesamte Organisation und Sie können sich mit Klick auf mit [+] gekennzeichnete Baumelemente in beliebige Unterorganisationen verzweigen. Wollen Sie eine Teilorganisation wieder zuklappen, verwenden Sie das mit [-] gekennzeichnete Element. Mit Klick auf das Icon 
("Personen anzeigen") werden die zur jeweiligen Organisation bzw. –Organisationseinheit zugeordneten Personen aufgelistet. Wenn Sie bei einer bestimmten Organisationseinheit auf das mit einem Notizblock gekennzeichnete Icon 
("XML-Liste der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen anzeigen") klicken, werden alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dieser Organisationseinheit in einem eigenen Fenster aufgelistet.
7. Detailansicht Person
In der Detailansicht Person finden Sie alle im Adressbuch vorgesehenen Informationen übersichtlich dargestellt. Am Ende der Tabelle werden die Informationen zur Person in Form einer vCard angeboten. Eine vCard ist eine Art "elektronische Visitenkarte", die ein Benutzer oder eine Benutzerin mit einem Mausklick direkt in das Adressbuch seines oder ihres E-Mail-Programms übernehmen kann. Klicken Sie auf das vCard-Icon 
, damit Sie die Kontaktinformationen zur Person herunterladen und mit Ihrem E-Mail-Programm bearbeiten können.
In der letzten Zeile sehen Sie (falls im Datenbestand vorhanden) ein Foto der gesuchten Person.
Abschließend klicken Sie entweder auf "Zurück zum Suchergebnis" oder auf "Druckansicht".
8. Detailansicht Organisation
In der Detailansicht Organisation finden sich folgende Daten wieder: Organisation, Kurzbezeichnung (damit ist die Kurzbezeichnung der Organisation gemeint), Postanschrift, Besuchsadresse. Abschließend klicken Sie auf "Zurück zum Suchergebnis" oder auf "Druckansicht".
